eSocial transforma prestação de contas ao governo e cultura das empresas

A adequação ao eSocial exige das corporações um novo patamar de planejamento e organização. A medida do governo federal entrará em vigor em breve e impactará mais de 6 milhões de empresas. O sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas unificará as informações que o empregador tem de prestar sobre seus empregados à Receita, ao Ministério do Trabalho, à Caixa Econômica Federal e ao Instituto Nacional de Seguro Social (INSS).

Se, atualmente, há um formato e uma exigência para prestar informações a cada órgão do governo, o eSocial fará com que a apresentação seja feita de forma unificada. Isso significa que as empresas só conseguirão cumprir a norma com uma base de dados integrada e atualizada. Determinar as mudanças necessárias e realizá-las dentro do prazo exige um esforço dedicado dentro de cada empresa. Essas equipes terão de analisar os cadastros, avaliar e, eventualmente, redesenhar a arquitetura de sistemas e reformular os processos internos de forma a aumentar a confiabilidade dos registros e facilitar o envio.

Após a etapa de planejamento, a execução pode levar de quatro semanas a cinco meses, conforme o segmento de atuação e porte da empresa, o volume de movimentação, o número de funcionários, a diversidade de turnos de trabalho e a quantidade de terceiros. O prazo para enviar o primeiro relatório do eSocial ao governo foi alterado novamente. Agora, as grandes e médias empresas, com faturamento anual superior à R$ 3.600.000,00 em 2014 terão até seis meses após a publicação da versão 1.2 do MOS para aderir ao sistema. Assim, não é possível afirmar com precisão em que mês o eSocial entrará em vigor.

Apesar disso, ao que tudo indica, deve ser obrigatório a partir de setembro de 2015. Um dos desafios do eSocial é a diversidade, o detalhamento e o volume de informações que devem ser prestadas pelo empregador. São mais de 200 páginas e um conjunto de mais de 20 tabelas com centenas de itens. O primeiro passo de uma iniciativa de preparação para o eSocial é conhecer as exigências e os layouts de entrega e analisar a consistência dos dados da folha de pagamento, jurídico, impostos, compras, financeiro, controladoria, tecnologia da informação, medicina e segurança do trabalho. Como não se restringem apenas ao departamento de recursos humanos é importante que haja integração e sintonia com gestores de outras áreas e até com os próprios funcionários, que deverão comunicar à empresa sobre mudanças em seu cadastro, obrigatoriamente. O eSocial exige então muito mais do que adaptações, mas uma mudança de cultura organizacional.

O apoio externo de uma consultoria especializada pode acelerar tanto a aprendizagem como a adequação de processos e sistemas ao novo modelo. As pequenas empresas, embora tenham um número menor de funcionários, terão de migrar para o sistema todos os dados gerado se armazenados, muitas vezes, manualmente. Nas grandes companhias, o desafio tecnológico será integrar informações alocadas, na maioria dos casos, em diferentes sistemas. O envio pode ser feito por meio do portal do eSocial ou de um módulo concentrador, que reunirá todos os dados e enviará ao governo federal. A Receita emitirá um protocolo após o recebimento dos dados.

A integração em um sistema único possibilitará o cruzamento de informações, antes descentralizadas, e colaborará para uma fiscalização mais assertiva e eficiente. Quando em vigor, a medida substituirá cerca de dez documentos hoje apresentados ao governos e paradamente, reduzindo inconsistências na prestação de contas das empresas.

Toda inovação traz em si uma complexidade natural, que vai sendo dirimida ao longo do tempo. O eSocial é mais um passo dentro da estratégia do governo para informatizar e aumentar o controle sob as informações das empresas. Experiências como a nota fiscal eletrônica e o Sped Fiscal ilustram o potencial do eSocial de colaborar para a informatização e a desburocratização do relacionamento entre o governo e as empresas.